Strenge Vorgaben des BFH für die Ordnungsmäßigkeit

Die Entscheidung (Urteil vom 01.03.2012 - Az. I R 33/10) bestätigt die Auffassung des Bundesfinanzhofes (BFH), der wiederholt strenge Maßstäbe an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch stellt.

So müssen insbesondere Datum und Ziel der jeweiligen Fahrten im Fahrtenbuch ausgewiesen sein. Die Angabe beispielsweise des Straßennamens genügt nicht. Sind die Aufzeichnung im Fahrtenbuch nicht vollständig und die Richtigkeit nicht gewährleistet, ist es nicht ausreichend fehlende Angaben durch eine erst nachträglich erstellte Auflistung nachzuholen.

Vorgaben an die Ordnungsmäßigkeit
Es bedarf der fortlaufenden zeitnahen Führung in geschlossener und schriftlicher Buchform (keine losen Blätter) durch die die Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben bereits gewährleistet sind. Handschriftliche Aufzeichnungen müssen dabei lesbar sein. Eine elektronische Form ist nur möglich, wenn nachträgliche Veränderungen ausgeschlossen sind bzw. dokumentiert und offengelegt werden (nicht Excel-Liste).
Für dienstliche Fahrten sind dabei grundsätzlich die folgenden Angaben erforderlich:

- Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Fahrt,
- Reiseziel und bei Umwegen auch die Reiseroute,
- Reisezweck und aufgesuchter Geschäftspartner.

Für Privatfahrten genügen jeweils Kilometerangaben; für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte bzw. Betriebsstätte genügt jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch.
Für bestimmte Berufsgruppen, wie z.B. Fahrlehrer, Taxifahrer oder Handelsvertreter bestehen davon Aufzeichnungserleichterungen.

Kleinere Mängel
Nur hinsichtlich kleiner Mängel hat der BFH entschieden (Urteil vom 10.04.2008 Az. VI R 38/06), dass diese nicht zur Verwerfung eines Fahrtenbuches mit der daraus folgenden Anwendung der 1 % - Listenpreismethode zur Ermittlung des Privatanteils führen. Die Würdigung als geringfügiger Mangel in diesem Sinne ist beispielsweise denkbar bei kleinen Differenzen und Rechenfehlern. Allerdings ist immer eine Tatsachenentscheidung notwendig, um beurteilen zu können, ob Mängel noch unschädlich geringfügig sind oder nicht.

Fazit
Gerade in Hinblick auf die Entscheidung des Bundesfinanzhofes sollte ein Fahrtenbuch so sorgfältig wie möglich geführt werden, will man nicht Gefahr laufen, dass statt der Fahrtenbuch-Methode die 1 % - Listenpreismethode zur Ermittlung des Privatanteils der privaten Nutzung herangezogen wird.


 

 


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