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Auch im Jahr 2020 gilt: Wer auf Geschäftsreise geht, der sollte eine Reisekostenabrechnung anfertigen. So lassen sich Auslagen und Mehraufwendungen schnell und unkompliziert vom Arbeitgeber oder vom Finanzamt zurückholen. Der wichtigste Teil der Reisekostenabrechnung beschäftigt sich mit der Abrechnung des Verpflegungsmehraufwand 2020.

Der Gesetzgeber geht dabei davon aus, das Geschäftsreisenden zusätzliche Kosten für die Verpflegung (ggü. der Verpflegung zuhause) entstehen. Diese Mehraufwendungen können über Pauschalen im Rahmen einer Reisekostenabrechnung vom Arbeitgeber oder im Rahmen der Steuererklärung vom Finanzamt zurückgeholt werden.
Dieser Artikel zeigt die wichtigsten Pauschalen zum Verpflegungsmehraufwand auf, die ab dem 1. Januar 2020 gelten. Außerdem geben wir die wichtigsten Informationen zur Nutzung der Verpflegungspauschalen und beantworten die wichtigsten Fragen.

Deutschland

Wichtig: Veränderungen sind (nach vielen Jahren) für die Pauschalen zum Verfplegungsmehraufwand in Deutschland zu erwarten. Ab dem 01.01.2020 ist im Rahmen der Gesetzesvorlage mit einer Erhöhung der Pauschalen beim Verpflegungsmehraufwand bei Auswärtstätigkeiten zu rechnen:

Abwesenheit

Pauschale 2014-2019

Mehraufwand ab 2020

Zwischen 8 und 24 Stunden

12 Euro

14

An- und Abreise

12 Euro

14

24 Stunden (Ganztägig)

24 Euro

28

Wie in den Jahren zuvor gibt es eine kleine und eine große Verpflegungspauschale beim Verpflegungsmehraufwand 2020. Die kleine Pauschale in Höhe von dann 14 € gilt für alle geschäftlichen Reisen die länger als 8 Stunden gedauert. Sie gilt auch für die An- und Abreisetage auf mehrtätigen Dienstreisen. Die große Verpflegungspauschale über nunmehr 28 € gilt für eine ganztägige Abwesenheit bei einer mehrtägigen Geschäftsreise.

Neben den Sätzen des Verpflegungsmehraufwand 2020 für Deutschland gibt es weitere Pauschalen für alle anderen Länder und Regionen der Welt. Diese haben wir in einer Tabelle weiter unten im Artikel für Sie aufgetragen.

Berechnungen für die Reisekostenabrechnung

Wenn Sie dienstlich unterwegs waren, sollten Sie unbedingt eine Reisekostenabrechnung anfertigen. Die meisten Arbeitgeber in Deutschland erstatten Ihren Arbeitnehmern die Kosten für geschäftliche Reisen (auch wenn Sie dazu theoretisch nicht verpflichtet sind).

Berechnung mit Verpflegungsmehraufwand 2020

Bei eintägigen Geschäftsreisen ist die Berechnung relativ einfach. Wenn Sie am selben Tag auf geschäftliche Reise gehen (also nicht an Ihre erste Tätigkeitsstätte reisen, sondern z.B. auf eine Fortbildung, zu einem Kunden oder zu Workshops) und länger als 8 Stunden unterwegs sind, können Sie die kleine Pauschale ansetzen. Für die Mehraufwendungen die Ihnen bei der Verpflegung entstanden sind können Sie 14 € (innerhalb Deutschlands, bzw, den Satz aus untenstehender Tabelle) geltend machen, egal ob diese Kosten tatsächlich entstanden sind oder nicht.

Wer auf eine mehrtägige Geschäftsreise geht, der kann an den An- und Abreisetagen ebenfalls die kleine Pauschale geltend machen. Er kann (für An- und Abreisetage) 14 € in seiner Reisekostenabrechnung 2020 berücksichtigen. Dabei ist es unerheblich ob er 8 Stunden unterwegs war oder nicht. Auch wenn die Dienstreise erst um 18 Uhr beginnt können die Verpflegungspauschalen für den Anreisetag abgerechnet werden.

Für die Zwischentage einer geschäftlichen Reise wird die große Verpflegungspauschale für die Berechnung benutzt. Bei ganztägigen Abwesenheiten können (jetzt) innerhalb Deutschlands 28 € für die Tage geltend gemacht werden.

Bei den Berechnungen gilt der jeweilige Kalendertag als Berechnungsgrundlage. Das heißt um eine ganztägige Abwesenheit zu erreichen müssen Sie tatsächlich zwischen 00:00 Uhr und 23:59 Uhr abwesend gewesen sein.

Verpflegungsmehraufwand in der Reisekostenabrechnung kürzen

Die Verpflegungspauschalen 2020 gelten nur, sofern Sie vom Arbeitgeber keine Verpflegung erhalten. Erhalten Sie Verpflegung durch den Arbeitgeber oder einem Geschäftspartner, so muss der entsprechende Tagessatz gekürzt werden.

Dabei wird

der jeweiligen Ganztagespauschale herausgerechnet.

 

Verpflegungsmehraufwand 2020 im Ausland

Für das Jahr 2020 gab es wieder zahlreiche Änderungen in der Tabelle der Auslandspauschalen zum Verpflegungsmehraufwand. So fällt auf, dass zahlreiche Regionen aus der Tabelle entfallen sind. Für Mikronesien gelten künftig die Beiträge der Philippinen, für Antigua und Barbuda, Dominica, Grenada, Guyana, St. Kitts und Nevis St. Lucia, St. Vincent und Grenadinen sowie Suriname gelten ab sofort einheitlich die Pauschalen für Trinidad und Tobago.

Gute Nachrichten gibt es für alle die in folgende Länder reisen: Argentinien, Niedelande, Estland Japan (aber nicht Tokio), Litauen, Malta, Mexiko und Vereinte Arabische Emirate. Hier wurden die Pauschalen im Jahr 2020 angehoben. In der Türkei erfolgte eine komplette Anpassung aller Sätze für alle Regionen, die allerdings für Geschäftsreisende zumeist negativ ist. In den meisten Fällen wurden die Pauschalen nach unten korrigiert, man kann also künftig nur niedrigere Verpflegungspauschalen in der Reisekostenabrechnung ansetzen. Auch Reisende nach Israel und Kroatien müssen damit leben, dass die Verpflegungspauschalen nach unten korrigiert worden sind, allerdings wurde die Übernachtungspauschale (etwas) angehoben.

Wie immer gilt: Sollte ein Land in der Liste nicht erfasst worden sein, so ist der Verpflegungsmehraufwand von Luxemburg zu nutzen. Für nicht erfasste Übersee- und Außengebiete findet der Satz des jeweiligen Mutterlandes Anwendung.

 

Nachfolgend können Sie eine Tabelle für die Verpflegungspauschalen 2020 im Ausland herunterladen.

 

Tabelle Verpflegungspauschalen 2020 im Ausland