Werden Arbeitnehmer auf Dienstreisen von ihrem Arbeitgeber verpflegt, müssen grundsätzlich die Verpflegungspauschalen gekürzt werden.
Nicht immer ist klar, wann aus lohnsteuerrechtlicher Sicht eine "Mahlzeit" vorliegt.
Zumindest für Snacks auf Flügen und den Kuchen zum Kaffee wurde dies jetzt klargestellt.
Übliche Mahlzeiten auf Dienstreisen, die der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten erhält, sind grundsätzlich mit dem Sachbezugswert zu bewerten. Diese sind seit der Reisekostenreform 2014 nicht mehr zu besteuern, wenn der Mitarbeiter für die betreffende Auswärtstätigkeit dem Grunde nach eine Verpflegungspauschale geltend machen könnte.
Wie die Verpflegungspauschale zu kürzen ist
Die für den Tag der Auswärtstätigkeit in Betracht kommende Verpflegungspauschale ist dann allerdings wegen der Mahlzeitengestellung durch den Arbeitgeber wie folgt zu kürzen:
um 20 Prozent für ein Frühstück und
um jeweils 40 Prozent für ein Mittag- oder Abendessen.
Bemessungsgrundlage für die prozentuale Kürzung ist die Tageshöchstpauschale, die für eine Abwesenheit von 24 Stunden gilt. Bei Dienstreisen im Inland muss die jeweils zustehende Verpflegungspauschale gekürzt werden um 4,80 Euro für ein Frühstück (20 Prozent von 24 Euro) und jeweils 9,60 Euro für ein Mittag- oder Abendessen (jeweils 40 Prozent von 24 Euro).
Snack oder Imbiss gelten als volle Mahlzeiten
Zu den vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Mahlzeiten gehören nach neuer Verwaltungsauffassung auch die im Flugzeug (oder Zug bzw. Schiff) unentgeltlich angebotenen Mahlzeiten gehören. Dies gilt, sofern die Rechnung für das Ticket einschließlich der Verpflegung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist und von diesem erstattet wird. (Vergleiche Randziffer 65 des aktualisierten Schreibens des Bundesfinanzministeriums zum steuerlichen Reisekosten 2014.)
Ebenso soll ein vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellter Snack oder Imbiss, der während einer auswärtigen Tätigkeit gereicht wird, eine Mahlzeit sein, die zur Kürzung der Verpflegungspauschale führt. (Vergleiche Randziffer 74 des aktualisierten Schreibens des Bundesfinanzministeriums zum steuerlichen Reisekosten 2014.)
Klarstellung der Klarstellung
Die Finanzverwaltung hat auf Verbandsnachfrage bestätigt, dass der steuerliche Begriff der "Mahlzeit" durch die Reisekosten-Neuregelung nicht geändert wurde. Als Mahlzeiten werden alle Speisen und Lebensmittel angesehen, die üblicherweise der Ernährung dienen und die zum Verzehr während der Arbeitszeit oder im unmittelbaren Anschluss daran geeignet sind. Dazu gehören Vor- und Nachspeisen ebenso wie Imbisse und Snacks.
Eine Kürzung der steuerlichen Verpflegungspauschale ist allerdings nur vorzunehmen, wenn es sich bei der vom Arbeitgeber gestellten Mahlzeit tatsächlich um ein Frühstück, Mittag- oder Abendessen handelt.
Kürzung nur, wenn es tatsächlich eine Mahlzeit ist
Es kommt daher für die steuerrechtliche Würdigung nicht allein darauf an, dass dem Mitarbeiter etwas Essbares vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt wird, sondern auch, ob es sich dabei um eine der im Gesetz genannten Mahlzeiten handelt. Ein Kuchen, der anlässlich eines Nachmittagskaffees gereicht wird, erfüllt nicht die Kriterien der genannten Mahlzeiten und die Verpflegungspauschale ist nicht zu kürzen.
Auch die auf innerdeutschen Flügen oder Kurzstreckenflügen gereichten kleinen Tüten mit Chips, Salzgebäck, Schokowaffeln oder Müsliriegeln oder vergleichbare andere Knabbereien erfüllen nicht die Kriterien für eine Mahlzeit und führen somit zu keiner Kürzung der Verpflegungspauschalen.
Interpretationsspielraum bleibt bestehen
In der Praxis obliegt es vorrangig dem jeweiligen Arbeitgeber, zu beurteilen, inwieweit die von ihm angebotenen Speisen unter Berücksichtigung zum Beispiel ihres jeweiligen Umfangs, des entsprechenden Anlasses oder der Tageszeit tatsächlich an die Stelle einer der genannten Mahlzeiten treten.
Im Hinblick darauf, dass die Frage der steuerlichen Behandlung von unentgeltlich angebotenen Mahlzeiten im Flugzeug bis zur Veröffentlichung des Schreibens des Bundesfinanzministeriums Ende 2014 nicht abschließend beantwortet worden war, ist dies aus Vertrauensschutzgründen erst ab 1. Januar 2015 zu beachten.
